1.5 Instrumentos normativos de la auditoría administrativa y su campo de acción

1.5 Instrumentos normativos de la auditoría administrativa y su campo de acción.

Contratación del servicio.

Cuando una organización toma la decisión de contratar un auditor, por lo regular el primer contacto se lleva a cabo mediante una entrevista, en la cual se precisan las siguientes condiciones:

Integración de un equipo auditor: la selección de sus miembros debe atender a diferentes criterios, en función del contexto y tipo de organización, la normatividad vigente, el plan que sustenta sus acciones y la estrategia definida en el programa de auditoría.

• Solicitud formal para la aplicación de la auditoría administrativa.
• Logros que se esperan.
• Definición de los mecanismos de enlace.
• Exigencias en cuanto a tiempo y mejoras deseadas.
• Elaboración de una propuesta concreta.
• Apoyos para conformar los criterios a seguir.

De acuerdo con la información que se obtenga, las pláticas con otras instancias de la organización y, en su caso, nuevas entrevistas, el auditor debe preparar una propuesta técnica y un plan de trabajo para llevar a cabo la auditoría, la que, además, debe incluir:

• Una justificación de la percepción de la organización.
• Beneficios esperados.
• Requerimiento de recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos necesarios.
• Costo aproximado de la auditoría.
• Propuestas alternativas para formalizar los trabajos.

Sobre esta base de información se deben analizar y valorar los tipos de convenio y/o contrato convenientes para las partes. Las opciones más viables son:

a. Honorarios fijos

El auditor conviene en brindar sus servicios a cambio de una cantidad fija acordada con el cliente en función de las condiciones en que se llevará a cabo la auditoría.

Este acuerdo permite que ambas partes, tanto el auditor como el cliente, conozcan de antemano el monto de los honorarios, situación que le permite al primero programar sus gastos en las diferentes etapas de su trabajo, y al segundo, calendarizar los pagos correspondientes en fechas específicas.

Aunque esta alternativa es positiva para las dos partes, existe el riesgo para el auditor de afrontar contingencias que repercutan en el costo de la auditoría, los cuales necesariamente tendrá que absorber.

b. Honorarios variables.
El auditor y el cliente convienen en que el pago de los honorarios cubra el costo horas-hombre, gastos indirectos y el porcentaje de utilidad. De esta manera, cualquier gasto en que se incurra durante la ejecución de los trabajos corre por cuenta del cliente.

c. Honorarios por desempeño.

El cliente acepta pagar al auditor sus honorarios a partir de un beneficio cuantificable, esto es, sobre avances y resultados comprobables.

Para formalizar y fundamentar jurídicamente las condiciones en que se aplica una auditoría
administrativa, se requiere de la firma de un convenio o contrato, en el que se especifiquen objeto, naturaleza, duración, costo, obligaciones y responsabilidades de las partes.

Para cumplir con este requisito, el cliente y el auditor pueden definir la clase y contenido de este documento en la forma que estimen más conveniente para sus necesidades, incluso pueden apoyarse en su departamento jurídico o en un especialista en la materia, lo cual posibilita que se constituya un vinculo apegado a derecho.

Los modelos de este tipo de documento pueden ser:

• Carta convenio. 

• Convenio de servicios profesionales.

• Contrato de prestación de servicios

Carta Convenio.

Lleva por datos generales nombre del cliente, cargo, institución y domicilio. En el desarrollo incluye el periodo las obligaciones y la compensación.  Se firma con el auditor, el cargo del auditor, institución, el cliente, cargo del cliente y la institución.
Convenio de prestación de servicio


Convenio de servicios profesionales.

Incluye el objetivo, el tiempo de realización, la propiedad del cliente, el resguardo del material de trabajo, la confidencialidad, la responsabilidad del auditor, la compensación, el plazo de convenio, las condiciones de la retribución, los honorarios y la legislación, y lo firma el auditor y el cliente.

Convenio de prestación de servicios.


Los apartados importantes que incluyen son: Declaraciones de prestatario y del prestador, las cláusulas y las firmas del director, el auditor y dos testigos