2.2 Preparación de Proyecto de Auditoría

2.2 Preparación de Proyecto de Auditoría

¿Cuáles son los cinco aspectos para la preparación del proyecto de auditoría?

Propuesta técnica.

Programa de trabajo. 

Asignación de la responsabilidad.

Capacitación.

Actitud. 
 

¿Menciona cinco puntos claves de la propuesta técnica?
 
Alcance.

Objetos.

Estrategia.

Acciones.

Costo.




 
¿Menciona cinco puntos claves del programa de trabajo?
 
Identificación.


Responsable.

Área.

Fase.

Reporte de avance.


 
¿Cuál es la actitud que debe adoptar la persona encargada de la auditoría? 

 Es recomendable que los auditores tengan una conducta amable y discreta a fin de procurarse una imagen positiva lo que facilitará su tarea y estimulará la participación activa del personal de la organización.
 

2.1 Factores a revisar en una auditoría y fuentes de información.

2.1 Factores a revisar en una auditoría y fuentes de información.

¿Cuáles son las dos vertientes para el estudio de la organización?

Proceso administrativo y elementos específicos.


¿Cuál es el propósito estratégico de la etapa de planeación?

Definir el marco de actuación de la organización.


¿Cuál es el propósito estratégico de la etapa de organización?

Diseñar e instrumentar la infraestructura para el funcionamiento de la organización.


¿Cuál  es el propósito estratégico de la dirección?

Tomr las direcciones pertinentes para regular la gestión de la organización.


¿Cuál es el propósito estratégico del control?

Medir el progreso de las acciones en función del desempeño.


Menciona tres elementos específicos:

Exportaciones, globalización e importaciones.


¿Qué son las fuentes de información?

Instancias internas y externas a las que se puede recurrir para captar la información que se registrará en los papeles del trabajo.

2. Proceso de Auditoría

2. Proceso de Auditoría

1.6 Métodos para el desarrollo de una Auditoría Administrativa.

1.6 Métodos para el desarrollo de una Auditoría Administrativa.

La metodología de la auditoría administrativa tiene el propósito de servir como marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de ejecución se conduzcan en forma programada y sistemática, se unifiquen criterios y se delimite la profundidad con que se revisarán y aplicarán los enfoques de análisis administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados.
También cumple la función de facilitar al auditor la identificación y ordenamiento de la información correspondiente al registro de hechos, hallazgos, evidencias, transacciones, situaciones, argumentos y observaciones para su posterior examen, informe y seguimiento.

Para utilizarla de manera lógica y accesible se la ha dividido en etapas, en cada una de las cuales se brindan los criterios y lineamientos que deben observarse para que las iniciativas guarden correspondencia con los planes.

De conformidad con lo que se ha explicado hasta aquí, las etapas que integran la
metodología son:

• Planeación
• Instrumentación
• Examen
• Informe
• Seguimiento

Planeación.
Se refiere a los lineamientos de carácter general  que regulan la aplicación de auditoria administrativa.

Objetivo de la planeación.
Es establecer acciones que se deben desarrollar para instrumentar la auditoria en forma secuencial y ordenada.

Factores a revisar.
El proceso administrativo
Planeación, Dirección, Organización y Control.

Fuentes de estudio.
Son instancias internas y externas en las que se recurre para captar información que se registra en los papeles de trabajo del auditor.

Investigación preliminar.
Definida la dirección y lo factores a auditar, la secuencia lógica para su desarrollo requiere de una investigación preliminar para determinar la situación administrativa de la organización.

Preparación del proyecto de auditoria.
Recaba la información preliminar, se debe proceder a seleccionar la necesaria para instrumentar la auditoria, la cual incluye dos apartados:
Propuesta técnica
Programa de trabajo

Diagnostico preliminar.
En esta fase, el diagnostico se fundamenta en la percepción que el auditor tiene de la organización como producto de su experiencia y visión.
Con base en este conocimiento se debe preparar un marco de referencia que fundamente la razón por la que surge la necesidad de auditar para ello se consideran los siguientes elementos.

• Génesis de la organización.
• Infraestructura.
• Forma de operación .
• Posición competitiva.
• Instrumentación.

Es seleccionar y aplicar las técnicas de recolección que se estimen más viables de acuerdo con las circunstancias propias de la auditoría para mantener una coordinación eficaz.

Recopilación de información.
Es el registro de todo tipo de hallazgo y evidencia que haga posible su examen objetivo.

Técnicas de recolección.
Para recabar la información requerida en forma ágil y ordenada se puede emplear alguna o una combinación de las siguientes técnicas:
• Investigación documental
• Observación directa
• Acceso a redes de información
• Entrevista
• Cuestionarios
• Cédulas

Medición.
Evaluación de los hechos en función de los indicadores de proceso administrativo y de los elementos que lo complementan.

Papeles de trabajo.
Son los registros en donde se describen las técnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones a las que se llega.

Evidencias.
Representa la comprobación incuestionable de los hallazgos durante el ejercicio de la auditoría.

Supervisión del trabajo.
Para tener la seguridad de que se aplica y respeta el programa aprobado, es necesario ejercer una estrecha supervisión sobre el trabajo que realizan los auditores, delegando la autoridad sobre quien posea experiencia, conocimiento y capacidad.

Examen.
El examen consiste en dividir o separar los elementos componentes de los factores bajo revisión para conocer la naturaleza, características y origen de su comportamiento.

El propósito del examen es aplicar las técnicas de análisis procedentes para lograr los fines propuestos con la oportunidad, extensión y profundidad que requiere el universo sujeto a examen y las circunstancias específicas del trabajo a fin de reunir los elementos de decisión óptimos.

El procedimiento de examen consta de los siguientes pasos:

• Conocer el hecho que se analiza.
• Describir ese hecho.
• Descomponerlo en sus partes integrantes para estudiar todos sus aspectos y detalles.
• Revisarlo de manera crítica: para comprender mejor cada elemento.
• Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación seleccionado mediante comparaciones y búsqueda de analogías o discrepancias.
• Definir las relaciones que operan entre cada elemento, considerado individualmente y en conjunto.   
• Identificar y explicar su comportamiento con el fin de entender las causas que lo originaron y el camino para su atención.

Un enfoque muy eficaz para consolidar el examen consiste en adoptar una actitud interrogativa y formular de manera sistemática seis preguntas:

1. ¿Qué trabajo se hace? Naturaleza o tipo de labores que se realizan.
2. ¿Para qué se hace? Propósitos que se persiguen.
3. ¿Quién lo hace? Personal que interviene.
4. ¿Cómo se hace? Métodos y técnicas que se aplican..
5. ¿Con qué se hace? Equipos e instrumentos que se utilizan
6. ¿Cuándo se hace? Estacionalidad, secuencia y tiempos requeridos.
7. ¿Por qué se hace? Lógica o razón que se sigue.

El examen integrado de hechos, supuestos y reglas no escritas del juego debe servir para que la auditaría tome un cauce más profundo al interrelacionar distintos niveles de conocimiento. Aún más, es una oportunidad para entender cómo las causas se traducen en efectos.

Informe.
El informe constituye un factor invaluable debido a que posibilita conocer si los instrumentos y criterios aplicados contemplaban las necesidades reales, y deja abierta la alternativa de su presentación previa al titular de la organización para determinar los logros obtenidos, particularmente cuando se requieren elementos probatorios o de juicio que no fueron captados en la aplicación de la auditoría.

Aspectos operativos.
Antes de presentar la versión definitiva del informe, es necesario revisarlo en términos prácticos, con base en las premisas que se acordaron para orientar las acciones que se llevaron a cabo en forma operativa.

Tipos de informe.
La variedad de opciones para presentar los informes depende del destino y propósito que se les quiera dar, además del efecto que se pretende con su presentación.

En atención a estos criterios, los informes más representativos son:
• Informe general
• Informe ejecutivo
• Informe de aspectos relevantes

Propuesta de implementación.
Representa el momento de transformar las propuestas en acciones específicas para cumplir con el propósito de la auditoría.

Métodos de implementación.
Los métodos de implementación aceptados para traducir las recomendaciones en acciones específicas son:

• Instantáneo
• Proyecto piloto
• En paralelo
• Parcial o por aproximaciones sucesivas
• Combinación de métodos

Método instantáneo.
Refiere la posibilidad de implementar las recomendaciones contenidas en los resultados de la auditoría en forma inmediata, tomando en cuenta que sean viables de ejecutar y que existan las condiciones para hacerlo eficazmente.

Método del proyecto piloto.
Consiste en realizar un ensayo con los resultados de la auditoría en sólo una parte de la organización, con la finalidad de medir sus efectos, lo que facilita introducir cambios en una escala reducida y llevar a cabo cuantas pruebas sean necesarias antes de implementarlos en forma global.

Método en paralelo.
Representa la operación simultánea, por un periodo determinado, tanto del ambiente o condiciones normales de trabajo, como las que se van a implementar, lo que permite efectuar modificaciones y ajustes sin problemas, al tiempo que deja que las nuevas condiciones funcionen libremente antes de suspender las anteriores.

Método parcial o por aproximaciones sucesivas.
Consiste en seleccionar parte de los resultados de la auditoría e implementarlos procurando hacerlo sin causar grandes alteraciones y avanzar al siguiente paso sólo cuando se haya consolidado el anterior, lo que permite un cambio gradual y controlado.

Combinación de métodos.
Constituye el empleo de más de un método para implementar las recomendaciones, tomando en cuenta el efecto que los cambios administrativos puedan provocar en la organización.

Presentación del informe.
Una vez que el informe ha quedado debidamente estructurado, el responsable de la auditoría debe convocar al grupo auditor para efectuar una revisión de su contenido.

En caso de que se detecte algún aspecto susceptible de enriquecer o clarificar, se deben realizar los ajustes necesarios para depurarlo. El informe final aprobado se hará del conocimiento de:

• Titular de la organización
• Órgano de gobierno
• Órgano de control interno
• Niveles directivos
• Mandos medios y nivel operativo
• Grupo(s) de filiación, corporativo(s) o sectorial(es)
• Dependencia globalizadora (en el caso de instituciones públicas)

De conformidad con la instancia o nivel al que vaya dirigido el informe y las técnicas didácticas consecuentes para su adecuada estructura, el informe puede presentarse con el apoyo de soporte informático, láminas o material audiovisual.

Seguimiento.
Después de seleccionar y presentar la alternativa de tipo de informe congruente con las prioridades definidas y habiendo de verificar los aspectos operativos y lineamientos generales para preparar la propuesta de implementación, es conveniente concentrarse en el seguimiento. En esta etapa las observaciones que se producen como resultado de la auditoria deben sujetarse a un estricto seguimiento, ya que no solo se orientan a corregir las fallas detectadas, sino también a evitar su recurrencia.

Objetivo general.

Lineamientos.
En este sentido, el seguimiento no se limita a determinar observaciones o deficiencias, sino a aportar elementos de crecimiento para la organización, lo que hace posible:

• Verificar que las acciones propuestas como resultado de las observaciones se lleven a la práctica en los términos y fechas establecidos conjuntamente con los responsables de área, función, proceso, programa, equipo, proyecto o recurso re- visado a fin de alcanzar los resultados esperados.

• Facilitar al titular de la organización la toma de decisiones.

• Constatar las acciones que se llevaron a cabo para implementar las recomendaciones. Al finalizar la revisión, rendir un nuevo informe referente al grado y forma como se atendieron.

1.5 Instrumentos normativos de la auditoría administrativa y su campo de acción

1.5 Instrumentos normativos de la auditoría administrativa y su campo de acción.

Contratación del servicio.

Cuando una organización toma la decisión de contratar un auditor, por lo regular el primer contacto se lleva a cabo mediante una entrevista, en la cual se precisan las siguientes condiciones:

Integración de un equipo auditor: la selección de sus miembros debe atender a diferentes criterios, en función del contexto y tipo de organización, la normatividad vigente, el plan que sustenta sus acciones y la estrategia definida en el programa de auditoría.

• Solicitud formal para la aplicación de la auditoría administrativa.
• Logros que se esperan.
• Definición de los mecanismos de enlace.
• Exigencias en cuanto a tiempo y mejoras deseadas.
• Elaboración de una propuesta concreta.
• Apoyos para conformar los criterios a seguir.

De acuerdo con la información que se obtenga, las pláticas con otras instancias de la organización y, en su caso, nuevas entrevistas, el auditor debe preparar una propuesta técnica y un plan de trabajo para llevar a cabo la auditoría, la que, además, debe incluir:

• Una justificación de la percepción de la organización.
• Beneficios esperados.
• Requerimiento de recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos necesarios.
• Costo aproximado de la auditoría.
• Propuestas alternativas para formalizar los trabajos.

Sobre esta base de información se deben analizar y valorar los tipos de convenio y/o contrato convenientes para las partes. Las opciones más viables son:

a. Honorarios fijos

El auditor conviene en brindar sus servicios a cambio de una cantidad fija acordada con el cliente en función de las condiciones en que se llevará a cabo la auditoría.

Este acuerdo permite que ambas partes, tanto el auditor como el cliente, conozcan de antemano el monto de los honorarios, situación que le permite al primero programar sus gastos en las diferentes etapas de su trabajo, y al segundo, calendarizar los pagos correspondientes en fechas específicas.

Aunque esta alternativa es positiva para las dos partes, existe el riesgo para el auditor de afrontar contingencias que repercutan en el costo de la auditoría, los cuales necesariamente tendrá que absorber.

b. Honorarios variables.
El auditor y el cliente convienen en que el pago de los honorarios cubra el costo horas-hombre, gastos indirectos y el porcentaje de utilidad. De esta manera, cualquier gasto en que se incurra durante la ejecución de los trabajos corre por cuenta del cliente.

c. Honorarios por desempeño.

El cliente acepta pagar al auditor sus honorarios a partir de un beneficio cuantificable, esto es, sobre avances y resultados comprobables.

Para formalizar y fundamentar jurídicamente las condiciones en que se aplica una auditoría
administrativa, se requiere de la firma de un convenio o contrato, en el que se especifiquen objeto, naturaleza, duración, costo, obligaciones y responsabilidades de las partes.

Para cumplir con este requisito, el cliente y el auditor pueden definir la clase y contenido de este documento en la forma que estimen más conveniente para sus necesidades, incluso pueden apoyarse en su departamento jurídico o en un especialista en la materia, lo cual posibilita que se constituya un vinculo apegado a derecho.

Los modelos de este tipo de documento pueden ser:

• Carta convenio. 

• Convenio de servicios profesionales.

• Contrato de prestación de servicios

Carta Convenio.

Lleva por datos generales nombre del cliente, cargo, institución y domicilio. En el desarrollo incluye el periodo las obligaciones y la compensación.  Se firma con el auditor, el cargo del auditor, institución, el cliente, cargo del cliente y la institución.
Convenio de prestación de servicio


Convenio de servicios profesionales.

Incluye el objetivo, el tiempo de realización, la propiedad del cliente, el resguardo del material de trabajo, la confidencialidad, la responsabilidad del auditor, la compensación, el plazo de convenio, las condiciones de la retribución, los honorarios y la legislación, y lo firma el auditor y el cliente.

Convenio de prestación de servicios.


Los apartados importantes que incluyen son: Declaraciones de prestatario y del prestador, las cláusulas y las firmas del director, el auditor y dos testigos

1.4 Perfil y responsabilidad del auditor.

1.4 Perfil y responsabilidad del auditor.

Perfil del auditor.

La calidad y el nivel de ejecución de la auditoría dependen en gran medida del profesionalismo
y sensibilidad del auditor y de su comprensión de las actividades que debe revisar, elementos que implican la conjunción de los conocimientos, habilidades, destrezas y experiencia necesarios para realizar un trabajo esmerado y competente.

Debe contar con:

• Formación académica. 
• Formación complementaria. 
• Formación empírica. 

Formación académica.

Para realizar una auditoría administrativa se requieren estudios de nivel técnico, licenciatura o posgrado en Administración, Informática, Comunicación, Ciencias políticas, Administración pública, Relaciones industriales, Ingeniería industrial, Psicología, Pedagogía, Ingeniería en sistemas, Contabilidad, Derecho, Relaciones internacionales o Diseño gráfico.

Formación complementaria.

El ejercicio de la auditoría implica un elevado grado de instrucción en la materia, logrado
a lo largo de una vida profesional mediante la participación activa en eventos de formación, capacitación, desarrollo y actualización, como seminarios, congresos, paneles, encuentros, cursos, talleres, foros o conferencias.

Formación empírica.

Este requisito involucra el conocimiento resultante de la implementación de auditorías administrativas o iniciativas de mejora en diferentes instituciones aun sin contar con un grado académico formal.


Responsabilidad profesional.

Es responsabilidad del auditor realizar su trabajo utilizando toda su capacidad e inteligencia para determinar el alcance y técnicas que habrá de aplicar.

El auditor debe mantenerse libre de impedimentos que resten credibilidad  a sus juicios: en todo momento debe preservar su autonomía e imparcialidad.

Ética.
Es el conjunto de normas que ordenan e imprimen sentido a los valores y principios de conducta del individuo.

Responsabilidad social.
Se entiende como el compromiso que asume una organización para emprender acciones sustentadas por criterios, políticas y normas para proteger y mejorar el bienestar de la sociedad.

Responsabilidad de su ejercicio.
La responsabilidad
de la auditoría puede recaer en un auditor interno, externo o en un equipo combinado.

1.3 Principios Generales de la Auditoría

1.3 Principios Generales de la Auditoría

La auditoría administrativa está representada en tres principios fundamentales que son los siguientes:

Sentido de la evaluación.
Se ocupa de llevar a cabo un examen y evaluación de la calidad tanto individual como colectiva, de los gerentes, es decir, personas responsables de la administración de funciones operacionales.

Importancia del proceso de verificación.
Determinar qué es lo que sé está haciendo realmente en los niveles directivos, administrativos y operativos. Los procedimientos de auditoria administrativa respaldan técnicamente la comprobación en la observación directa, la verificación de información de terrenos, y el análisis y confirmación de datos, los cuales son necesarios e imprescindibles.

Habilidad para pensar en términos administrativos.
El auditor administrativo, deberá ubicarse en la posición de un administrador a quien se le responsabilice de una función operacional y pensar como este lo hace (o debería hacerlo). En sí, se trata de pensar en sentido administrativo, el cual es un atributo muy importante para el auditor administrativo.

El auditor debe ejercer su función bajo los siguientes principios:

Juicio profesional, diligencia debida y escepticismo.
Los auditores deben mantener una conducta profesional apropiada mediante la aplicación del escepticismo profesional, juicio profesional y la diligencia debida durante toda la auditoría.

Control de Calidad.
Los auditores deben realizar la auditoría de acuerdo con las normas profesionales sobre control de calidad, con el objetivo de garantizar que las auditorías se lleven a cabo consistentemente a un alto nivel.

Gestión y habilidades del equipo de auditoría.
Los auditores deben poseer o tener acceso a las habilidades necesarias. Las personas que conformen el equipo de auditoría deben poseer, en conjunto, el conocimiento, las habilidades, capacidad y experiencia necesaria para completar la auditoría con éxito y ejercer el juicio profesional.

Riesgo de auditoría.
Los auditores deben gestionar el riesgo de proporcionar un informe que sea inapropiado bajo las circunstancias de la auditoría. El riesgo de auditoría se refiere al riesgo de que se exprese un concepto diferente a la realidad de los hechos.

Materialidad o Importancia Relativa.
Los auditores deben considerar la materialidad o importancia relativa durante todo el proceso de auditoría y es relevante en todas las auditorías.

Documentación.
Los auditores deben preparar la documentación de auditoría con el suficiente detalle para proporcionar una comprensión clara del trabajo realizado, de la evidencia obtenida y de las conclusiones alcanzadas.

Comunicación.
Los auditores deben establecer una comunicación eficaz durante todo el proceso de la auditoría. Es esencial mantener informada al sujeto de control sobre todos los asuntos relacionados con la auditoría.

Fuente;
PRINCIPIOS, FUNDAMENTOS Y ASPECTOS GENERALES PARA LAS AUDITORÍAS EN LA CGR (2017), CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA.